Trello, la mejor herramienta para organizar tus proyectos

¿Estás cansado de tener las cosas importantes apuntadas en posits? ¿Tienes ideas brillantes pero nunca las llevas a cabo por falta de organización? Hoy te traigo una herramienta que, sin exagerar, hizo que mi vida pasase de ser un desorden a tener todo planificado y bajo control. Esta es ni más ni menos que Trello.

¿Qué es Trello?

Trello es una herramienta online de optimización que sirve para organizar proyectos, ya sean personales o con un equipo. Su estructura se basa en tableros, listas y tarjetas. Los tableros son como las grandes pizarras del CSI, pero en tu ordenador y sin tener que descubrir a ningún asesino (o sí, cada uno hace con su Trello lo quiere). Lo ideal es hacer uno por cada proyecto, puede ser tu semanario, un organizador de los libros que lees, el plan para tu próximo viaje ¡tiene infinitas posibilidades!

Algo que me gusta mucho es que el fondo se puede modificar, esto hace facilita la búsqueda de los tableros. También puedes poner los tableros que más usas en favoritos para acceder a ellos aún más rápido.

Algo que me gusta mucho es que el fondo se puede modificar, esto hace facilita la búsqueda de los tableros. También puedes poner los tableros que más usas en favoritos para acceder a ellos aún más rápido.

Las tarjetas tienen múltiples opciones, pudiendo describir con máximo detalle tus tareas pendientes, a continuación te explico algunas de ellas:

• Etiqueta: le asigna un color o varios a una tarjeta, sirve para clasificarlas de forma muy visual. Yo por ejemplo lo uso en mi tablero de Libros, asigno etiquetas diferentes según lo que me haya gustado un libro.
• Miembros: si estás trabajando en equipo puedes asignar una tarjeta a un miembro, esta opción es perfecta para repartir tareas.
• Checklist: te permite crear listas de tareas e ir marcándolas una vez acabadas.
• Vencimiento: Puedes poner fechas límites a las tarjetas e incluso crearte un recordatorio.
• Portada: Se puede seleccionar una imagen como fondo de la tarjeta, hace que las listas sean muy visuales
• Descripción
• Actividad: en caso de que estés trabajando en equipo, sus miembros pueden ir dando indicaciones en este apartado
• Adjuntos: puedes añadir archivos adjuntos a tus etiquetas. A mi me gusta adjuntar apuntes o anotaciones que haya hecho en Word para poder estudiar sin tener que salir de Trello.

Diferentes usos de Trello

Te voy a contar un secreto, tengo mi vida metida en Trello, no solo para planificar mi semana y proyectos sino que lo he extendido a muchos ámbitos, desde organizar un viaje hasta tener un tablero exclusivo para apuntar regalos para mis amigos. Estos son algunos de los tableros que yo tengo en mi Trello, seguro que te sirve para inspirarte:

Planificador

Este tablero es esencial para programar mi semana y en el que voy a entrar en detalle a final de este artículo, pero te voy adelantando cuáles son mis listas principales:

• Inbox: donde voy apuntando tareas que se me van ocurriendo a lo largo del día
• Semanario: son las tareas que tengo que hacer en esa semana
• Algún día: Son cosas que quiero hacer, pero no son urgentes. En este caso me gusta ponerme una fecha límite para asegurarme que no lo voy a posponer hasta el infinito
• Objetivos: ¿te acuerdas de esos propósitos que te marcaste en año nuevo? Pues a mi Trello me ha venido genial para no perderlos de vista y por fin cumplirlos.

Viajes

En esta temática es donde más exploto todas las posibilidades que tiene Trello. Un viaje comienza cuando empiezas a planificarlo, y esta herramienta ha cambiado por completo mis escapadas. Lo primero que hago es crear una lista para buscar hotel, allí creo tarjetas con todas las posibilidades lo que hace más fácil la elección. También apunto todos los lugares que quiero visitar, añadiendo en la tarjetas su localización, precios e imágenes.

Una vez con la lista de los lugares que quiero visitar suelo crear una lista para cada día de viaje y voy repartiendo los lugares en estas listas según localización, de esta manera siempre me da tiempo a visitar todos los lugares de interés. Te recomiendo también que hagas una lista con varios restaurantes, ya que buscar un sitio para comer puede quitar mucho tiempo, y después de llevar todo el día pateándote una ciudad lo último que te apetece es estar buscando opciones.

Apuntes

A pesar de que el apartado descripción de las tarjetas puede ser un buen medio para tomar apuntes, a mí no me parece el ideal, ya que no le considero el más rápido al no disponer de un editor de texto, sino que para poder dar formato a los escritos hay que conocer la sintáxis de Trello. Sin embargo, me parece muy interesante para organizar los apuntes mediante los archivos adjuntos de las tarjetas. Puedes crear una lista por asignatura y tarjetas por temas o secciones y en ellas hacer un checklist con las tareas pendientes, añadir más recursos, y clasificarlas para tener una vista general de tu curso.

Regalos

Para mi esta es una lista esencial siempre que se acerca el cumpleaños de un amigo o familiar. Tengo una lista por cada persona, de manera que cuando estoy hablando con alguien y me dice algo que le gustaría comprarse, yo creo una tarjeta en su lista. Cuando quiero hacerle un regalo no tengo que calentarme mucho la cabeza, simplemente voy a mi tablero y veo todas las posibilidades que tengo. Este es mi truco para acertar siempre con los regalos.

Idiomas

Esta herramienta es clave para perfeccionar mi inglés, pero lo puedes aplicar a cualquier idioma que estés aprendiendo. Me parece especialmente útil para aprender vocabulario, puedes hacerte listas por temáticas, ponerle etiquetas de colores a las palabras que quieras aprender según sean nombres, verbos, adjetivos… Lo importante para que sea efectivo es no tener una lista inmensa de vocabulario, si no ir revisando tus tarjetas y a medida que vayas aprendiendo las palabras irlas descartando. Así no te enfrentas a hojas y hojas de vocabulario, si no a unas pocas palabras que puedes consultar siempre que quieras.

Crear un planificador para tu semana paso a paso

La idea principal de el método GTD es un sistema organizativo que te permite sacar todas la tareas pendientes de tu cabeza con el objetivo de centrarse el momento y la tarea presente. Seguro que a menudo estás estudiando o trabajando y tu mente se distrae con cosas que tienes que hacer más tarde y cuando realmente tienes que hacerlas se te olvidan. Esta práctica te permite hacer todo lo que tienes que hacer en el momento que tienes que hacerlo y ser más efectivo en tus tareas al tener la mente despejada.

Yo no sigo el método GTD al pie de la letra, sino que con el tiempo lo he adaptado a mis necesidades y he usado Trello para poder gestionar mi tiempo basándome en él. Mi adaptación se basa en un ciclo constante, cuyo primer paso es vaciar mi mente para poder enfocarme en lo que estoy haciendo en el momento. ¿Cómo lo hago? Supongamos que mi tarea actual es estar escribiendo este blog, y buscando información encuentro una página o un vídeo que quiero ver más tarde. En este caso lo que hago es ir a mi primera lista a la que llamo Inbox y apuntar esa nueva tarea. Todo lo que pasa por mi cabeza que pueda distraerme de mi ocupación principal pasa a Inbox. Es como la bandeja de entrada de tu email, la cual hay que vaciar al final del día, yo lo hago de la siguiente manera:

• Tareas que puedo hacer que no requieran de mucho tiempo: lo hago en ese momento, puede ser ver un vídeo, leer un artículo, enviar un email, escribir o llamar a un amigo…
• Recordatorios: Los anoto en mi agenda o me pongo una alarma. Ya sea el cumpleaños de una persona, una cita, una tarea que tengo que acordarme de hacer, en resumen, son acciones que tienen que hacerse en un día y hora concreto.
• Tareas que requieren dedicarles un tiempo: estas pasan a las sección cosas que hacer u objetivos y si son urgentes y tienen que hacerse en los próximos días van a la lista semanario.

Por la noche apunto en mi agenda las cosas que tengo que hacer al día siguiente, para ello miro mi lista de semanario y elijo las cuestiones que tengo que hacer antes. Es importante en este punto ser realista con el tiempo disponible y las tareas que hay que hacer. Eres tú el que se tiene que adaptar a tu tiempo y no al contrario.

Al final de la semana hago una revisión general, y repaso mis cuatro listas. Las prioridades cambian, y una tarea que al principio podía resultar interesante puede perder fuerza con el tiempo, en ese caso, lo descarto, intentando tener mis listas lo más reducidas posibles y sin dedicar tiempo a aquello que no me ayude a cumplir mis objetivos. Grábate esta frase con fuego: el tiempo no es infinito y no vale desperdiciarlo en cosas que no te acercan a lo que quieres. Tras hacer esta criba ordeno mis tarjetas, pasando a semanario las tareas a las que me quiero dedicar la siguiente semana y dividiendo mis objetivos en quehaceres a los que dedicaré mi tiempo en otro momento.

La clave de este método es descartar aquello que te aleja de tu misión, organizar tu tiempo y finalmente hacer todo aquello que te propones. Tras meses estructurándome de esta manera he sentido que por fin tengo tiempo para todo lo que quiero hacer y que invierto mis días en tareas que me acercan a mis objetivos y no en aquellas que me distraen. Espero que te sirva de ayuda, puedes escribirme en comentarios qué te ha parecido, si ya conocías Trello y de ser así cómo lo utilizas tú.